Sistematizando Tu Negocio…
Tan importante es la sistematización como lo es tu metodología para hacer ventas y obtener utilidades en tu negocio. Puedes tener una venta o dos o un buen número de excelentes transacciones. Sin embargo, ¿cómo garantizar que este gran resultado sea hecho una y otra vez, no solamente por ti, o por tu vendedor estrella, sino por todos los miembros de tu equipo, una y otra vez, día tras día? ¿Cómo garantizar que las cosas por más “pequeñas” e “insignificantes” que sean, sean ejecutadas de manera brillante, bien y a la primera como si lo hubieras hecho tú como dueño de negocio o como si lo hubiera hecho el mejor de tus empleados, siempre, siempre. Siempre y por cualquier miembro de tu equipo?
Una extraordinaria y a la vez sencilla manera de hacerlo, es a través de la sistematización de los procesos, para eventualmente en un momento determinado llegar a la completa sistematización de tu negocio. Se convertirá en un fascinante proceso ya que te dará la oportunidad de conocer detalles que has pasado por alto y/o que has decidido “evadir” para dedicarte a lo que según tú es lo verdaderamente importante. Te comparto que hay una diferencia entre delegar y evadir. Comúnmente confundimos la evasión de responsabilidades con la delegación de responsabilidades.
Veamos algunos conceptos básicos que funcionan para tu negocio. Los sistemas efectivos pueden ahorrarles tiempo y dinero a ti y a tu equipo. La regla básica para sistematizar es “Sistematiza la rutina, humaniza la excepción”. Cualquier cosa que no pueda ser sistematizado necesita ser realizado por personas. Siempre busca implantar un sistema antes que emplear más personal. Un sistema significa que las cosas se hacen consistentemente, independientemente del miembro del equipo que las realice.
Otro concepto básico a tomar en cuenta es el siguiente: Los sistemas hacen funcionar a tu negocio, tu equipo maneja los sistemas de tu negocio. Tú diriges a tu gente. Esto generalmente es mal interpretado y el dueño de negocio es el que resuelve las operaciones diarias o como decimos, anda apagando fuegos.
Hay cuatro pasos básicos para la sistematización…
- Elabora diagramas de flujo de tus procesos. Esto te mostrará cómo se relacionan todos juntos.
- Documenta cómo se realizan los procesos. Haz que el miembro del equipo que está haciendo actualmente el trabajo escriba cada paso para realizar una tarea. Esta persona luego trae a otra nueva para que realice la tarea con el procedimiento escrito. Si la persona que actualmente hace la tarea tiene que intervenir y explicar cualquier cosa a la persona nueva entonces agrega el paso, etc. Una vez completada inicia nuevamente con otra persona nueva hasta que cualquier persona pueda realizar esa tarea sin intervención de él.
- Mide utilizando indicadores clave de desempeño. Típicamente, ellos serán las cinco principales mediciones que mostrarán el desempeño del sistema. Obtenlos de la persona que hace el trabajo. Por ejemplo en ventas puedes usar # de prospectos, % de conversión, monto de venta promedio, etc.
- Permite crecer / cambiar al sistema. Asegura que el sistema se auto-corrija y pueda evolucionar por sí mismo.
Para empezar a sistematizar, resolvamos las siguientes preguntas…
- ¿Qué estás haciendo regularmente que pudiera estar haciendo un miembro con menor sueldo de tu equipo si estuviera sistematizado? Sistematízalo, delégalo a un miembro con menor sueldo de tu equipo y dedica tu tiempo a actividades de más alto nivel.
- ¿Hay algo que odies hacer que pudiera estar haciendo una persona de menor sueldo si estuviera sistematizado? Sistematízalo y delégalo.
Algunas ideas finales…
- No compliques los sistemas o la gente no los seguirá.
- Usa muchas fotos, videos, cintas, etc. Esto puede ser tan simple como imprimir una pantalla de computadora o video grabar a alguien haciendo la tarea a mano. Esto hará los sistemas mucho más fáciles de seguir.
- Documenta tus sistemas en un manual de políticas y procedimientos o de operaciones, en un formato fácil de leer. Asegúrate, inclusive mediante exámenes, que todos lo tengan a su alcance, que lo lean y entiendan bien.
